Q&A Filmsøk

Alle prosjekter skal anmode om utbetaling av rater via filmsøk. Der SKAL vedhæftes pdf med oplysninger om navn, virksomhedsnummer, ref.nr. titel, ratenr. beløb og kontonummer. Alle relevante dokumenter, regnskaber, rapporter, stillbilleder mv. sendes inn via filmsøk.

Prosjekter som har fått støtte før 2015 må fremdeles anmode om rateutbetaling via mail til kirsten@sornorskfilm.no.

Hvordan sende søknad om støtte til filmprosjekt?
Du logger inn via Filmsøk.no. Om du ikke har en brukerkonto, må du først opprette en konto og registrere deg og ditt firma. Skal du søke om finansiering til en film eller et spillprosjekt må du deretter opprette et prosjekt. Fra prosjektet kan du sende søknader, ettersende dokumenter, anmode om rateutbetalinger og så videre. Du vil finne hjelpetekster og forklaringer underveis. På din side vil du alltid ha full oversikt over dine prosjekter, søknader og tidsfrister. Ved opplasting av vedlegg må tekstdokumenter være lagret som PDF-filer og talldokumenter, som for eksempel budsjett og finansieringsplan, må være lagret enten som PDF eller Excel filer (.xls eller .xlsx).

Filmsøk vil nå ha lagret informasjon om både selskapet ditt og prosjektet ditt, så du kan enkelt sende nye søknader til andre sentre basert på samme informasjon.

Ikke alle felter er obligatoriske
Obs! Ikke alle felter i søknadskjemaet er obligatoriske for alle typer søknader. For å sjekke hvilke felter som må fylles ut for din søknad, velger du «Ny Søknad», så fond/senter og deretter type søknad. Klikk så på pilen som peker nedover for å se hvilke enkelfelter som må fylles ut i søknader om utvikling vs. produksjon.

Om ettersending og oppdatering
All ettersending skal skje via filmsøk.no.
Filmsøk virker på en litt annen måte enn et tradisjonelt søknadsskjema. Prosjektområdet med de ulike fanene fungerer som et dynamisk arbeidsbord for prosjektet hvor du kan legge inn info og oppdatere denne etterhvert som prosjektet utvikler seg fristilt fra selve søknaden. Bare du og de du har gitt tilgang til prosjektet kan se og jobbe med informasjonen prosjektfanene. Endringer du gjør i prosjektfanene (slette/endre/legge til) påvirker ikke søknader du allerede har sendt. Når du oppretter og sender inn en konkret søknad lagres en låst kopi av den informasjonen som ligger i prosjektfanene på søknadstidspunktet. Denne kopien sendes til respektive filmsenter/filmfond. Kopien som sendes filmsenteret kan sammenlignes med en låst pdf av prosjektområdet. Den opprinnelige søknaden din er derfor alltid låst og påvirkes ikke av endringer du senere gjør i prosjektfanene. Innsendte søknaden finner du under Søknader – Sendte søknader. Klikk på kikkertsymbolet for å åpne søknaden og se innsendt informasjon med vedlegg.

Når du ønsker å ettersende oppdatert informasjon til en allerede innsendt søknaden velger du «Oppdater…» under Søknadsfanen i prosjektet. Har du sendt flere søknader for prosjektet velger du først hvilken søknad oppdateringen gjelder. Deretter angir du hvilke faner som inneholder ny informasjon og sender disse. Da lages en ny låst kopi av de aktuelle prosjektfanene som ettersendes søknaden. Du trenger ikke sende hele søknaden på nytt, bare de fanene som inneholder ny informasjon. Viktig selvfølgelig at du har lagt inn riktig informasjon i de fanene du sender. Husk alltid å trykke «lagre endringer» nederst på hver prosjektfane du endrer. Har du f.eks. endret kalkylen sletter du den gamle og laster opp den nye i Finansieringsfanen. Den gamle kalkylen ligger låst i den opprinnelige søknaden både hos deg og hos søknadsmottaker.

Hvis du har ettersendt informasjon til en søknad dukker det opp et blått +-tegn ved siden av søknaden i listen over innsendte søknader. I prosjektet ditt under Søknader finner du «Søknader og anmodninger». Når du trykker på +-tegnet ved siden av den innsendte søknaden dukker det opp en liste som viser alle innsendte oppdateringer og anmodninger for denne konkrete søknaden. Her kan du se status for innsendingene og laste ned eventuelle vedlegg som ble sendt i forbindelse med ettersendingen eller anmodningen. Her vil du f.eks. finne igjen den ettersendte kalkylen.

Rateanmodning
Skal alltid skje via filmsøk.no.
Først må du som søker velge hvilke søknad anmodningen gjelder hvis det er sendt flere søknader for samme prosjekt. Deretter angir søker hvilken/hvilke rater anmodningen gjelder. Der SKAL vedhæftes pdf med oplysninger om navn, virksomhedsnummer, ref.nr. titel, ratenr. beløb og kontonummer.

Hvis prosjektet er oppdatert med ny informasjon (finansieringsplan, fremdriftsplan o.l.) oppdaterer søker de aktuelle prosjektfanene og haker av for å sende disse med anmodningen. Dette fungerer på samme måte som for ettersending. Tilslutt kan søker legge inn valgfri tekst i et fritekst felt og laste opp valgfrie vedlegg (fortrinnsvis vedlegg som ikke følger automatisk med prosjektfanene som f.eks. engasjementsbrev fra revisor).

Å anmode om 1., 2. eller 3. rate
Av tilskuddsbrevet vil det fremgå hva slags dokumentasjon som må leveres før anmodning om utbetaling av ratene. Oppdater prosjektfanene med dokumentasjonen der det er mulig (se veiledning over) og last opp eventuelle andre vedlegg nederst på siden hvor du anmoder om raten. Du blir alltid bedt om å sende inn oppdatert budsjett og finansieringsplan samt bekreftelse på fullfinansiering av prosjektet. Det gjelder både de som får støtte til utvikling og produksjon. Det innebærer at hele finansieringsplanen du har lagt til, må være bekreftet før utbetaling. Du må også huske å sette ”Sørnorsk filmsenter” som bekreftet, og eventuelle redusere vårt bidrag i finansieringsplanen om du har fått tilsagn om mindre enn du søkte om. Da må du samtidig enten justere ned budsjettet eller legge til annen finansiering i finansieringsplanen slik at den dekker hele budsjettet ditt. Budsjett og finansieringsplan skal alltid være oppdatert før anmodning om rate 1. Anmodning om utbetaling av rate 1 anses som accept av vilkårene for tilskuddet.

Å be om utsettelse
Om du ser at du ikke vil klare å ferdigstille prosjektet til fristen angitt i tilskuddsbrevet, kan du søke om utsettelse. Send gerne en mail tilkirsten@sornorskfilm.no først. Du søker om utsettelse ved å laste opp en ny fremdriftsplan under fanen ”Gjennomføring” og endre datoen for ferdigstilling og evt. premiere. Husk å trykke lagre endringer. Send så inn en oppdatering av søknaden, hvor du har huket av for at du har oppdatert fanen ”Gjennomføring” og hvor du skriver i fritekstfeltet at du søker om utsettelse – med begrunnelse.

Hvordan kan jeg anmode om utbetaling av reisestøtte eller arbeidsstipend?
Oppgjørsskjema med tilhørende bilag lastes opp i Filmsøk, sammen med en kort rapport om utbyttet av reisen og pdf med oplysninger om navn, cvr nr. ref.nr. og titel på projekt, kontonummer og beløb. Støtten utbetales etterskuddsvis. Arbeidsstipend i rater, som fremgår af tilskuddsbrevet.

Q & A FILMSØK.NO

Her er de hyppigst stilte spørsmålene:

Jeg får ikke sendt inn søknaden, får kun beskjed om å lese informsjon på nettsidene deres?
Du må krysse av for at du har lest informasjon om tilskuddsordningen på våre hjemmesider for å få lov til å sende inn en søknad, uavhengig av hvilken type søknad du ønsker å sende inn.

Kan jeg endre på en søknad etter at jeg har trykt på send knappen?
Nei, men etter at vi har mottatt søknaden og satt den til «under behandling» kan du oppdatere en søknad med ny informasjon og ettersende dette.

Må jeg legge ved markedsstrategi?
Ja, det er obligatorisk å ha tenkt gjennom hvordan filmen skal nå sitt publikum selv om man f.eks kun søker om utviklingstilskudd. Hvor omfattende du velger å gjøre dette er opp til deg. Du kan legge ved et dokument eller du kan skrive rett inn i tekstfeltet.

Må jeg legge ved inntektsprognose?
Ja, ved en produksjon eller lanseringssøknad er det obligatorisk, men det kan gjøres forholdsvis enkelt ved å legge tekst rett inn i tekstfeltet.

Må jeg opprette et prosjekt, jeg skal jo bare sende inn en søknad?
Hvis du skal søke om utvikling, produksjon eller lanseringstilskudd må du først opprettte et prosjekt og registrere noe basisinformasjon. Deretter kan du generere én eller flere søknader til én eller flere ulike mottakere på ulike tidspunkt i prosjektet.

Jeg får ikke mulighet til å trykke ”Ikke relevant”
på  feltet ”Samprodusent” under fanen ”Stab og gjennomføring”. Hva er feil?

Problemet ligger i registreringen av prosjektet. Om du er eneste produsent på et prosjekt, må du svare «Ja» på spørsmålet: ”Er selskapet hovedprodusent?” som dukker opp i selve registreringen av et nytt prosjekt. Om du verken huker av for ja eller nei, vil Filmsøk senere i søknaden kreve at du oppgir samprodusent. Svarer du nei, vil Filmsøk kreve at du oppgir samprodusent. Svarer du ”ja” på at selskapet er hovedprodusent, vil du få muligheten til å trykke ”ikke relevant” på feltet som angir samprodusent. Det er imidlertid ikke mulig å endre den opprinnelige registreringen av prosjektet.

Hva må jeg levere for å anmode om en rateutbetaling?
Det fremgår av tilskuddsbrevet du mottok ved tilsagn om tilskudd hva som må leveres før hver rateutbetaling. Du må alltid levere regnskap for prosjektet du har mottatt støtte til for at få utbetalt siste rate. Er tilskuddet du har fått over 100 000,-  må dette regnskapet attesteres av en revisor. Reglen gjelder pr tilskudd som mottakes uanset om den samlede sum for flere tilskudd overstiger 100 000,-. Et tilskudd skal avsluttes og avregnes før evt. nyt tilskudd tildeles/accepteres.