Avtale om retningslinier mellem eierne

AVTALE OM RETNINGSLINJER FOR EIERNE AV SØRNORSK FILMSENTER AS

Vedtatt på eiermøte den 1.6.2015

1 GENERELT

1.1 Bakgrunn
Sørnorsk Filmsenter AS («Selskapet) er eid av:

Kristiansand kommune
Vest-Agder fylkeskommune
Aust-Agder fylkeskommune
Arendal kommune
Telemark fylkeskommune

Ovennevnte vil i fellesskap bli benevnt «Eierne».

1.2 Formål
Denne instruks/retningslinjer inneholder forhold som ivaretar hensynet til effektiv ledelse
av, og kontroll over Selskapets virksomhet, og har til formål å gi generelle retningslinjer for «eiermøte» i forbindelse med deres oppnevning av styremedlemmer i Selskapet.

1.3 Ledelse av Selskapet
Utøvelse av ledelse og kontroll over Selskapet er delt mellom aksjonærene, representert gjennom generalforsamlingen, styret og daglig leder i henhold til gjeldende lovgivning, vedtekter og denne instruks/retningslinjer.

1.4 Prinsipp for eierstyring og selskapsledelse
Styret skal til enhver tid påse at Selskapet har god eierstyring og selskapsledelse, og kan gi retningslinjer om dette. Styret skal på en aktiv måte bidra til at Selskapets prosesser for ledelse og kontroll utvikles, og følges i samarbeid mellom styret og Selskapets daglige ledelse.

Eierne kan utforme nærmere retningslinjer «Styreinstruks» for styret og dets arbeid, saksbehandling mv.

2 STYRET

2.1 Prosedyre i forbindelse med styrevalg annethvert år
Eierne er enige om at det skal etableres en valgkomité som består av fem personer, dvs. én representant for hver av de fem eierne. Valgkomiteens oppgave er å innstille kandidater til styrevalg for Selskapet i samsvar med vedtektene og basert på kriteriene i punkt 2.2.
Det er det sittende styret sitt ansvar å sørge for at valgkomiteen starter sitt arbeide med å oppnevne styrekandidater. Styreleder skal i mars sende ut brev til Eierne med informasjon om at hver av Eierne må oppnevne ett medlem til valgkomiteen, og sende inn forslag på to kandidater (én mann og én kvinne) til styrevalg.
Den enkelte Eier må melde inn sin kandidat til valgkomiteen og to kandidater til styrevalg til Selskapets styreleder senest innen 1. april. Valgkomiteen velger selv sin leder. Valgkomiteens forslag skal sendes styrets leder senest innen 15. mai.
Det er Selskapets generalforsamling som velger styreleder, nestleder og styremedlemmer.
Styrevalg i samsvar med denne prosedyren foretas første gang i 2015 og gjennomføres deretter hvert annet år.

2.2 Kriterier ved valg av styremedlemmer
Eierne skal tilstrebe å oppnevne kandidater som samlet sett gir styret hensiktsmessig, relevant og god kompetanse.
Ved valg av styre skal Eierne – så langt det er praktisk mulig – ta i betraktning følgende egenskaper/erfaring:
– faglig, økonomisk, juridisk, og forretningsmessig erfaring etc.
– styreerfaring
– alderssammensetning
– geografisk representasjon
– kjønnsfordeling
– folkevalgt representasjon
Styrets medlemmer skal utføre sine styreverv lojalt og ut i fra Selskapets samlede interesser. Styrets medlemmer forutsettes å opptre uavhengig av særinteresser.

2.3 Styrets oppgaver mv.
Selskapet skal ledes av et effektivt styre med kollektivt ansvar for Selskapets suksess med kriterier som defineres nærmere av styret og gjøres kjent for aksjonærene. Styret representerer, og står til ansvar for Selskapets aksjonærer.

Styrets plikter omfatter strategisk ledelse av Selskapet, føre effektivt tilsyn og kontroll med Selskapets ledelse, virksomhet og finansielle situasjon, samt ivareta Selskapets ansvar overfor, og kommunikasjon til eierne/aksjonærene.

Styret skal påse at Selskapet er godt organisert og at dets virksomhet utføres i henhold til alle relevante lover og forskrifter, i samsvar med Selskapets formål i henhold til dets vedtekter og de retningslinjer som til enhver tid er gitt av aksjonærene gjennom generalforsamlingen.
Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver.

2.4 Taushetsplikt
Alle dokumenter som sendes eller utdeles til, og informasjon som meddeles styret, er fortrolig i den utstrekning ikke annet er besluttet av styret. Styredokumenter av enhver art skal av styremedlemmene oppbevares utilgjengelig for andre.

3 DRIFTSTILSKUDD
Eierne er ansvarlige for å bidra med midler til driften av Selskapet.
Bidraget fra den enkelte eier skal minst tilsvare vedkommende eiers prosentvise eierandel i Selskapet. Eierne må således minimum dekke sin prosentvise andel av lønn og andre driftskostnader i siste avlagte årsregnskap for Sørnorsk Filmsenter AS, regulert for pris- og lønnsvekst i samsvar med deflatoren som benyttes i statsbudsjettet.
Kravet til minimumstilskudd gjelder senest fra og med budsjettåret 2016.

Sted, Kristiansand dato 1.6.2015

Eierne av Sørnorsk Filmsenter AS

Jørgen Skauge Olav Haavorstad Per Norstrøm
For Kristiansand kommune for Vest-Agder fylkeskommune for Aust-Agder fylkeskommune
Jan Kløvstad Elisabeth Nilsen
for Arendal kommune for Telemark fylkeskommune

Vedlegg: Vedtekter av 01.06. 2015 for Sørnorsk Filmsenter AS